Trabalhando com arquivos XML de uma NF-e

O arquivo XML de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi uma das novidades introduzidas junto com toda a modernização dos procedimentos contábeis pelo poder público. Grande parte das rotinas fiscais e contábeis podem ser feitas somente em meio digital e conhecer as ferramentas que estão por trás disso é muito importante.

Você já está familiarizado com o conceito da NF-e? Trata-se de uma forma de fazer a emissão de uma nota fiscal em meio digital, sem a necessidade de um papel em mídia física. Em vez de escrever várias vias de um documento para enviar ao poder público, você pode preencher os dados em um sistema digital e transmitir as informações pela internet.

O arquivo XML é uma peça fundamental para o funcionamento dessa operação. Neste artigo veremos tudo o que você precisa saber sobre esse arquivo. Confira.

O que é um arquivo XML?

O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal, onde todas as informações ficam registradas – tudo de acordo com o padrão nacional de escrituração fiscal. Ou seja, é nesse pequeno arquivo que ficam armazenados todos os dados relativos à venda de um produto.

Muitos empreendedores acham que o documento principal de uma NF-e é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), porém a verdade é que a Danfe serve apenas consulta das informações e acompanhamento das mercadorias que estão em trânsito. Para fins legais, o que realmente importa é o arquivo XML.

Informações presentes no XML

As informações presentes no arquivo XML são muito semelhantes aos dados de uma nota fiscal emitida manualmente. Confira quais são eles:

• Dados da NF-e: dados básicos da nota fiscal – como a data de emissão, valor total, número, modelo e série da NF-e
• Dados do emitente: razão social, CNPJ, endereço, inscrições municipais e estaduais
• Dados do destinatário: razão social, CNPJ, endereço, inscrições municipais e estaduais
• Dados dos produtos ou serviços: descrição dos itens, quantidades e valores unitários
• Dados do ICMS: base de cálculo e valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins
• Dados do transporte: dados gerais do transportador, do veículo e volume de produtos transportados
• Informações adicionais: campo que permite a inserção de informações complementares

Quais são os usos do XML de uma NF-e?

A principal função do arquivo XML é permitir que todas as operações de compra e venda possam ser registrados eletronicamente. Porém, a modernização dos procedimentos contábeis e uso da Nota Fiscal Eletrônica também gerou outros benefícios para as empresas:

• Segurança das informações: o armazenamento das informações em XML em ambiente digital é mais seguro do que o armazenamento de documentos físicos.
• Economia de tempo: a emissão de uma NF-e é mais rápida e prática do que o preenchimento manual de várias notas fiscais.
• Redução de custos: em vez de gastar com papéis e impressões, tudo o que você precisa para trabalhar com arquivos XML é um computador com acesso à internet.
• Integração gerencial: todos os dados de um arquivo XML podem ser utilizados para fins gerenciais de forma automatizada – afinal, todos eles são facilmente acessíveis no ambiente digital.
• Comprovação das transações: a finalidade principal do arquivo XML é permitir que o governo tenha acesso a todas informações de transações que acontecem no território nacional, conseguindo identificar todos os detalhes dessas operações e fiscalizar de forma adequada as atividades empresariais.

Obrigatoriedade de armazenamento

Você já deve estar familiarizado com a obrigatoriedade legal de armazenar as notas fiscais pelo prazo de 5 anos, certo? Com as NF-e não é diferente. Porém, em vez de armazenar um documento físico, o arquivo que deve ser armazenado é o XML.

Ou seja, continua valendo esse prazo estabelecido na Legislação Tributária. A sua empresa deve apresentar à administração tributária todos os documentos fiscais em mídia digital caso sejam solicitados.

Você já conhecia todas essas informações sobre o arquivo XML? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!